Personálny audit – krok za krokom

Efektivita, nízke náklady a vysoká produktivita- to sú ciele väčšiny spoločností na trhu. Jeden zo základných a najdôležitejších prostriedkov ako tieto ciele dosiahnuť, sú zamestnanci, pracovníci na jednotlivých útvaroch, teda ľudské zdroje. Ako však zistiť reálny stav v spoločnosti, identifikovať silné a slabé stránky spoločnosti a získať informácie o možnostiach na zlepšenie? Jedným z prostriedkov je personálny audit.

Ako k takémuto auditu pristúpiť a aké sú časti realizácie sa dozviete v tomto článku.

Audit sa skladá z nasledujúcich fáz: 

1. Prípravná fáza 

Hlavným predpokladom pre úspech auditu je jeho dôkladná príprava. Táto fáza sa zameriava najmä na definovanie špecifických požiadaviek – predmet auditu, určenie cieľov (primárne a sekundárne), očakávaní, stanovenie kritérií a metód merania, formy vstupov a výstupov a podobne. Taktiež je potrebné stanoviť si plán – teda časový harmonogram, organizáciu auditu, komunikáciu, či stanoviť audítorský tím.  

V tejto fáze je tiež potrebné určiť rozsah auditu. Pokiaľ audit v spoločnosti ešte nikdy nebol vykonávaný, odporúčame ucelený prehľad všetkých procesov a postupov spoločnosti. Do budúcnosti sa spoločnosti môžu rozhodnúť vykonať audit, ktorý sa zameriava na konkrétnejšie personálne funkcie, ako napríklad spracovanie miezd, výberový proces, vzdelávanie, či evidencia dochádzky.

2. Získavanie a zber dát

V tejto fáze prebieha zhromažďovanie a zber všetkých dostupných informácií o spoločnosti ako celku a ich následná analýza. Audítorský tím by mal zozbierať všetky príslušné dokumenty a formuláre na základe rozsahu auditu.  Tieto údaje môžu zahŕňať napríklad organizačnú štruktúru, organizačný poriadok, internú komunikáciu a podobne, analýzu jednotlivých pracovných pozícií. Súčasťou môže byť aj analýza dát z prieskumov spokojnosti, normy, kľúčové ukazovatele výkonnosti (KPIs) a iné dostupné vstupy. 

3. Spracovanie výstupov a správy z auditu

Táto fáza je venovaná porovnávaniu, meraniu, hodnoteniu. Porovnávajú sa jednotlivé kritériá definované v prvej fáze auditu. Overuje sa správnosť dát. V rámci tejto fázy sa využívajú rôzne kvantitatívne a kvalitatívne metódy na meranie a hodnotenie. 

V tejto fáze ide tiež o interpretáciu a zhodnotenie výsledkov z auditu. Výstupy sú spracované do súhrnnej záverečnej správy, ktorá je zväčša písomná. Výsledky v správe sa môžu vzťahovať k spoločnosti ako celku, k samostatným útvarom, či jednotlivcom, ktoré sú kľúčové pre činnosť spoločnosti.  Táto správa by mala tiež identifikovať silné a slabé stránky zistené počas auditu a mala by obsahovať odporúčania na nápravu, či všetky dôsledky nedodržania odporúčaní. 

Posledným krokom je prezentácia správy z auditu zadávateľovi alebo manažmentu spoločnosti, prípadne prezentácia čiastkových výstupov z auditu jednotlivým dotknutým skupinám. Vzhľadom na zabezpečenie transparentnosti auditu je dobrou praxou poskytnúť ten istý typ správy pre zadávateľa, ako aj ostatným dotknutým skupinám. Spoločnosti by mali zvážiť dostupné zdroje pri nastavovaní harmonogramu pre nápravu problémov a zaistiť, aby všetky nápravné opatrenia boli realistické a dosiahnuteľné.

Spoločnosť by mala zabezpečiť, aby všetky informácie vyplývajúce z auditu boli dôverné a chránené pred nedovoleným spracúvaním.

4. Hodnotenie vývoja

Ako náhle boli vykonané nápravné opatrenia, spoločnosti by mali priebežne monitorovať a pravidelne preskúmavať procesy, aby naďalej ostávali efektívne a prospešné pre dosahovanie cieľov. Taktiež v prípade potreby pristúpiť k auditu, ktorý sa zameriava na konkrétnejšie personálne činnosti.

V prípade ak by Vás táto téma zaujala alebo by ste mali záujem o vykonanie auditu vo Vašej spoločnosti, či organizácii profesionálmi, pokojne sa obráťte na spoločnosť Secar s.r.o.